Hay una gran variedad de factores que pueden influir en tu productividad, pero nada tiene mayor impacto que el entorno laboral. Después de todo, puede afectar las decisiones que tomas, tu humor e incluso tu salud física.
El ambiente laboral que has creado para ti o en el que trabajas todos los días es fundamentalmente importante. En los negocios, optimizamos todo, piensa en la optimización móvil y considéralo esencial para asegurarte de que tu ambiente laboral y las condiciones que tienes están optimizadas para mejorar tu productividad. Esta preparación no tiene que ser un trabajo abrumador, pero sí requerirá que hagas ciertas cosas para adoptar las siguientes diez sugerencias.
1. Crea una cultura de productividad
Tu entorno laboral no sólo incluye la ubicación física y las condiciones, también tiene que ver con los procesos y procedimientos. La cultura de tu negocio tiene que incluirlos. ¿Cómo se ‘siente’ trabajar en tu oficina?
Con eso en mente, lo primero es empezar por crear una cultura laboral que adopte el principio de la productividad. Aquí algunas sugerencias de DeskTime que puedes implementar:
- Determina tus objetivos para entender el propósito de todo lo que hagas. Comunica estos objetivos a tu equipo y socios en un lenguaje preciso.
- Y hablando de objetivos, establece objetivos individuales para cada miembro de tu equipo. Los objetivos y tareas bien definidas le permiten saber a todos cómo contribuyen al panorama general y la forma en la que va creciendo la empresa.
- Fomenta la colaboración entre tu equipo. Puedes promover una mayor cooperación con sesiones de lluvia de ideas y teniendo documentos colaborativos compartidos.
- Apoya a tu equipo permitiéndoles tomar descansos para refrescarse.
- Considera cambiar el ambiente o las rutinas.
- Provee herramientas, recursos y educación para que todos puedan hacer su trabajo.
2. Haz de la administración una prioridad
La administración de tu calendario puede no ser lo primero en tu lista, pero es la única forma que tienes de hacer que tu equipo trabaje a su mejor capacidad. Además de evitar que la gente desperdicie su tiempo.
Afortunadamente, crear un buen calendario de tareas no es tan estresante si sigues estos pasos:
- Muchas oficinas asignan a una sola persona a cargo de los calendarios compartidos para evitar conflictos.
- Reduce la cantidad de tareas de los miembros de tu equipo para que sean manejables y realistas.
- Utiliza códigos de colores en el calendario para ayudarles a diferenciar los diferentes eventos y tareas.
- Bloquea tiempo para que cada persona en la oficina pueda trabajar sin interrupciones.
- Establece periodos de tiempo de descanso entre reuniones.
- Organiza reuniones más productivas asegurándote de que cada junta es realmente necesaria, y hazlas cortas y concisas.
- No agregues eventos de último minuto al calendario grupal.
- Incluye feriados y descansos para que no haya confusiones con los tiempos de entrega. Si trabajas con gente en diferentes zonas horarias utiliza el horario militar para coordinar las horas y que nadie se confunda. Así, en lugar de decir 4 p.m. di 16 horas tiempo de la ciudad de México.
- Revisa tu calendario constantemente y haz los ajustes necesarios.
- Usa herramientas como Google Calendar, Microsoft Calendar, Apple Calendar, Calendly, ScheduleOnce o Calendar para fomentar la colaboración, pero tampoco te excedas. Limita el número de herramientas para evitar confusiones entre el equipo.
3. Rediseña la oficina
El ambiente físico y las condiciones del lugar donde trabajas tienen un papel importante en tu productividad, así que puede ser momento de hacer esa renovación que tenías planeada desde hace tiempo. Aquí algunas de las áreas en las que debes enfocarte:
- Permite que entre tanta luz natural como sea posible. Investigaciones del Laboratorio Nacional de Energía Renovable de Estados Unidos encontraron que las personas que trabajan con luz natural pueden concentrarse 15 por ciento más tiempo en una tarea que las que trabajan bajo luz artificial.
- Elige los colores correctos para tu oficina. Por ejemplo, el amarillo es ideal para la creatividad mientras que los colores neutros son relajantes.
- Acomoda plantas en todo el espacio y permite que tu equipo decore sus escritorios y espacios personales como les guste.
- Mantén la temperatura entre 22 y 25º C.
- Agrega un aromatizante ligero. Los de aroma cítrico producen 54 por ciento menos errores en el trabajo.
- Crea un diseño ergonómico para evitar que tus empleados se lesionen trabajando.
- También agregaría que puedes tener espacios diferentes para las tareas que se hacen en tu oficina. Por ejemplo, las áreas casuales son buenas para socializar y leer, mientras que los cubículos otorgan privacidad para cuando necesitas concentrarte.
4. ¿Subirle al volumen o el sonido del silencio?
Dependiendo del estudio que leas, hay muchas teorías sobre como los ruidos de fondo mejoran la productividad o que el silencio es mejor a la hora de trabajar. El responsable de la oficina debe ofrecer opciones sobre esta decisión y luego apegarse a las instrucciones. También se recomienda tener una sala de juntas privada.
Pero aquí un tip: todos somos diferentes. Yo conozco a mucha gente que trabaja mejor con ruido ambiental como música o gente platicando, mientras que otros prefieren trabajar en silencio. Date tiempo para determinar el tipo de ambiente que mejor te funciona.
5. Mantén el espacio limpio y organizado
No pasa nada si hay un poco de desorden, incluso puede fomentar la creatividad. Sin embargo, esto no debería excederse. Mantén el espacio limpio y organizado. Esto no sólo te ahorrará tiempo a la hora de encontrar cosas, sino que evitará que tu mente se convierta en un caos. Una oficina ordenada también es mejor para tu salud.
6. Identifica y reduce las distracciones
Todas las oficinas tienen distractores, desde notificaciones en el teléfono hasta trabajadores con voces altas o reuniones con mucha gente. Date el tiempo de identificar lo que te puede distraer o distraer a tu equipo. Una vez que detectes las áreas problemáticas puedes buscar soluciones para evitarlas.
7. Evita el micromanagement
Entiendo que es tu empresa, eres el jefe, el fundador. Sin embargo, obsesionarte con cada pequeño detalle y estar respirándole en la nuca a tus empleados es contraproducente. Suelta un poco las cosas y permite que tu equipo trabaje como quiera, mientras te entreguen lo que necesitas. Asigna una tarea y espera a que se complete. El ‘como’ no es tan importante.
8. Asegúrate de tener las herramientas, equipo y recursos necesarios
Es impossible hacer las cosas que tienes que hacer cuando no tienes las herramientas, el equipo o los recursos necesarios. Tanto tú como tus empleados deben tener lo que necesitan para hacer sus actividades. Y deberían poder solucionar cualquier situación sin tener que pasar por un proceso burocrático.
9. Enfócate en la salud
Cuando te cuidas haciendo ejercicio, comiendo bien y durmiendo lo suficiente, tienes la energía y la concentración necesaria para trabajar. Ayuda a tus empleados a hacer lo mismo teniendo un programa de bienestar, o poniendo snacks saludables en la oficina, y no enviándoles correos 24/7.
Incluso puedes poner equipo de ejercicio en áreas de descanso, tal vez una caminadora. Y súbete de vez en cuando para motivar a tus empleados. Pon el ejemplo para que ellos te sigan.
10. Abraza el poder de la positividad
Un ambiente laboral feliz y positivo equivale a uno productivo. Como casi todos los puntos de esa lista, lograr que tus empleados sean felices es fácil si:
- Les das retroalimentación positiva
- Te muestras agradecido por el trabajo que todos hacen
- Celebras pequeñas victorias y eventos como cumpleaños
- Se divierten en la oficina
- Le sonríes a la gente y la saludas por la mañana
- Practicas la inclusión
- Haces actos de amabilidad y generosidad aleatorios como llegar con donas o pizzas un día
- Mejoras tu inteligencia emocional para responderles asertivamente
